Nie wolno kopiować i przechowywać kopii dokumentów tożsamości! Przepis ten dotyczy także hoteli!
Komisarz ds. Ochrony Danych postanowił, że hotele i inne obiekty turystyczne nie mogą żądać ani przechowywać kopii dokumentów tożsamości klientów, takich jak dowody osobiste czy paszporty.
Irini Loizidou-Nicolaidou w swoim oświadczeniu poinformowała, że jej biuro otrzymało szereg zapytań i skarg dotyczących praktyki proszenia klientów przez hotele o kopie takich dokumentów tożsamości.
Dodała jednak, że chociaż niektóre obiekty turystyczne stosują takie praktyki, to inne nie.
Po zbadaniu sprawy komisarz powiedziała, że – oprócz rejestrowania informacji o klientach podczas zameldowania, co jest wymagane – niektóre hotele proszą również o kopie dowodów osobistych lub paszportów. I przechowują takie kopie do momentu wymeldowania lub uregulowania rachunku przez klientów.
Loizidou-Nicolaidou zacytowała następnie Rozporządzenie UE 2016/679 – „W sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych”.
Zwróciła uwagę na artykuł 5, który stanowi, że dane osobowe muszą być „przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą; zbierane w oznaczonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami; adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”)”.
Zdaniem komisarza gromadzenie i przechowywanie kopii dokumentów tożsamości w tym kontekście jest nie tylko niezgodne z prawem, ale również narusza zasadę „minimalizacji danych”.
Takie kopie zawierają dane (np. zdjęcie, imię i nazwisko ojca), które nie są niezbędne ani do prawidłowego funkcjonowania hoteli i obiektów turystycznych, ani do świadczenia usług.
Jednocześnie urzędnik przypomniała, że hotele i obiekty turystyczne są prawnie zobowiązane do przechowywania danych swoich klientów (na przykład po wpisaniu ich w system rezerwacji ale bez ich kopiowania) i do odmowy zakwaterowania każdemu klientowi, który nie poda podstawowych danych identyfikacyjnych przy zameldowaniu.
